Документальное оформление проживания в гостинице командированного сотрудника

Перед тем, как отправиться в командировку, сотруднику необходимо знать, какие бумаги после возвращения он обязан предоставить в бухгалтерию для возмещения расходов.

Законодательством определен исчерпывающий перечень, в котором указаны документы проживания в гостинице в командировке и требования к ним. Принципиального отличия этого перечня от того, который используют в своей деятельности учреждения гостиничного типа, нет. Поэтому проблем с получением того или иного вида документа возникнуть не должно.

Первое, что необходимо сделать командированному сотруднику, прибыв на размещение в организацию, предоставляющую услуги съема жилья, это узнать стоимость проживания. Она не должна превышать 550 рублей. Если стоимость будет выше указанной, сумма превышения может быть возвращена только по решению руководства организации, в которую предоставляется авансовый отчет. Эта норма прописана в Постановлении № 729.

Если сумма и условия устраивают, следующий этап – заключение договора с арендатором (отель, мини-отель, мотель, общежитие и т.д.) о предоставлении услуг размещения. Этот договор тоже будет приложен к остальным формам документации, подтверждающей понесенные расходы.

Аренда номера может оплачиваться ежедневно или раз в неделю – в зависимости от политики учреждения гостиничного типа. При любом способе расчетов необходимо просить предоставить счет на оплату, в котором обязательно должны быть указаны фамилия постояльца, его имя и отчество, период и стоимость аренды номера. Также обязательны к указанию наименование организации, предоставляющей услуги съема жилья.

Если платеж по счету проведен через банковское учреждение, подтверждением является квитанция банка об уплате суммы счета. В случае оплаты наличными в кассу гостиницы – это приходный кассовый ордер. Оплата с помощью платежной карты возможна при условии выдачи на руки гостиничного бланка строгой отчетности.

Все указанные бумаги работник должен оформить должным образом и предоставить в течение трех рабочих дней в бухгалтерию для возмещения потраченных средств. Квитанции, чеки, ордера на иностранном языке требуют перевода на русский язык и приложения его к отчету о командировке.

(Пока оценок нет)

Загрузка...